Programme d’échange d’élèves de quatre à six mois - Bourses

Vous devez vous assurer de l’admissibilité de votre projet avant de soumettre une demande de subvention dans le cadre de ce programme. Afin d’être admissible, l’élève québécois* doit :

• Être inscrit en 3e, 4e ou 5e secondaire;
• Avoir consacré au minimum 60 h de formation dans la langue cible avant de prendre part à l’échange;
• Détenir un dossier scolaire supérieur à la moyenne;
• Démontrer un intérêt manifeste quant à l’atteinte des objectifs du programme;
• Avoir une volonté d’apprendre la langue parlée sur le territoire d’accueil;
• Démontrer une ouverture envers les autres et leur culture;
• Détenir une grande capacité d’adaptation et d’intégration;
• Démontrer une maturité et un sens des responsabilités;
• Faire un usage soigné des langues utilisées;
• Avoir un comportement exemplaire;
• Les parents ou le ou la tuteur-trice dont l’enfant souhaite participer au programme d’échange doivent consentir à leur participation;
• Tous les adultes vivant sous le même toit que l’élève participant doivent avoir aucun antécédent judiciaire;
• Le séjour doit être d’une durée minimum de 2 mois et maximum de 3 mois pour chaque volet de l’échange (totalisant un échange de 4 à 6 mois)
• Le séjour doit être évalué comme étant sécuritaire.
• Les demandes peuvent être déposées à partir du 1er avril de l’année courante et les financements peuvent être accordés pour des projets se terminant avant le 31 juillet de l’année suivante.
• Le dossier doit être complet et signé. Il doit inclure les annexes, ainsi que le formulaire de demande de subvention dûment rempli.

*En vertu de ce programme, la définition d’un élève québécois est la même que celle utilisée dans le Règlement sur la définition de résident du Québec (RLRQ, c. E-9-1, r 2).

La somme maximale pouvant être accordée correspond au coût du titre de transport jusqu’à concurrence de 2 000 $ par personne.

Un-e accompagnateur-trice par projet déposé peut également recevoir un financement équivalent.

Le montant annuel pouvant être remis en bourse est de 287 415 $ pour l’ensemble des projets soumis (dans cette enveloppe, un montant de 175 415 $ devra être attribué à des projets réalisés au Canada).

Le Programme sera mis en œuvre par l’intermédiaire de deux types d’appels de projets : un appel annuel continu et un autre avec une date limite de dépôt fixe. Les détails sont précisés ci-dessous.

Appel de projets annuel continu :

Les demandes sont traitées au fur et à mesure de leur réception, à partir du 1er avril. Cet appel de projets ferme lorsque les fonds restants sont insuffisants pour financer tous les projets soumis. La date de fermeture sera publiée en temps et lieu sur notre site web. La confirmation d’acceptation ou de rejet de votre demande sera confirmée au plus tard 6 semaines après la date de dépôt.

Appel de projets à date fixe :

Cet appel de projets débute une fois que l’appel de projets continu est fermé et se termine le 15 février suivant. Il permet de donner une chance de financement à tous les projets n’ayant pas pu être financés dans le cadre de l’appel de projets continu. La confirmation d’acceptation ou de rejet de votre demande sera confirmée au plus tard 6 semaines après la date limite de dépôt, soit le 15 février.

Il est également possible de déposer une demande de bourse de façon rétroactive, c’est-à-dire après le déroulement du projet, à la condition que ce soit dans la même année financière.

Vous recevrez une confirmation de la réception et de la conformité de votre demande par courriel dans la semaine suivant le dépôt de celle-ci.

Guide pour le dépôt d’un projet

Veuillez lire attentivement la totalité du guide concernant les conditions d’admissibilité et l’inscription au programme de bourses.

Téléchargez et complétez le formulaire ainsi que les documents annexes suivants :

Une fois complété déposez votre dossier ici :

À la suite du dépôt de vos documents, vous devriez recevoir un accusé de réception par courriel dans les 3 jours ouvrables.

La direction de l’établissement d’enseignement devra remplir le rapport d’utilisation de la subvention et le retourner à Éducation internationale au plus tard 60 jours après la réalisation du projet. Toute somme inutilisée devra être remboursée (ex. : désistement d’élève).

Le rapport doit également être accompagné des documents suivants :

• Annexe I : Liste des élèves québécois.

• Annexe II : Grille budgétaire détaillant les dépenses et revenus finaux.

• Preuve de paiement des dépenses admissibles pour chaque participant-e-s

• Tout document jugé pertinent (témoignages, photos, etc.)

Complétez le rapport ainsi que les documents annexes demandés et déposez-les ici :

À la suite du dépôt de vos documents, vous devriez recevoir un accusé de réception par courriel dans les 3 jours ouvrables.

Par mesure de sécurité, aucun financement ne sera accordé pour des projets qui se déroulent dans un pays qui fait l’objet d’un avertissement aux voyageurs de niveau 3 (éviter tout voyage non essentiel) émis par le gouvernement du Canada.

Les échanges d’élèves coordonnés par les établissements scolaires du Québec, leurs centres de services scolaires (le cas échéant), avec l’appui du ministère de l’Éducation visent les provinces canadiennes et certains Länder de l’Allemagne.

Documents pour déposer votre projet :

Nous vous invitons à lire attentivement les guides, gabarits et formulaires du programme :

Afin de soumettre la candidature d’un-e élève, remplir le formulaire suivant :

Une fois le formulaire dûment complété et signé, déposez-le dans la boîte de dépôt. Il sera ensuite transmis au ministère de l’Éducation :

Date limite de dépôt :

La date limite pour soumettre votre dossier est le 7 mars 2025 pour les provinces canadiennes et 4 avril pour l’Allemagne.

Confirmation de la réception et de l’acceptation de votre demande :

Une confirmation de réception et de conformité de votre demande sera envoyée par courriel dans la semaine suivant le dépôt, ainsi qu’un modèle d’entente de coopération à conclure.

Proposition de jumelage :

Par la suite, une proposition de jumelage vous sera envoyée directement par le ministère de l’Éducation au plus tard 6 semaines après la date limite de dépôt, soit le 18 avril 2025. Votre école ainsi que votre centre de services scolaire (le cas échéant) devront l’accepter avant de la transmettre à l’élève et à sa famille pour obtenir leur accord. Dans certains cas exceptionnels, si le nombre de candidatures le permet, une nouvelle proposition pourrait être faite en cas de refus de la première.

Prochaines étapes :

• Signature de l’entente de coopération avec le ministère de l’Éducation :

Une entente de coopération pour la collecte et le traitement des informations personnelles nécessaires à la mise en œuvre du programme d’échanges d’élèves devra être conclue avec chaque établissement d’enseignement et centre de services scolaire (le cas échéant) participant.

• Vérification des antécédents judiciaires :

La vérification des antécédents judiciaires des membres de la famille participante devra être réalisée après l’acceptation de la proposition de jumelage.

• Évaluation du domicile :

De plus, une évaluation du domicile de l’élève sera requise pour les échanges avec certaines provinces. Un formulaire vous est suggéré pour effectuer cette évaluation.

• Formation pré-départ :

Une formation pré-départ devra également être dispensée aux élèves participants. Celle-ci est organisée en collaboration avec le ministère de l’Éducation.

• Confirmation des détails logistiques :

La validation des dates de départ et de retour, l’organisation des réservations de vols en fonction des disponibilités et des accompagnateurs, et la transmission de toute la documentation nécessaire aux participants.